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The workplace ecosystem: Understanding and managing hybrid working environments with consideration for employee preferences and outcomes

Voll, Kyra Johanna (2024)
The workplace ecosystem: Understanding and managing hybrid working environments with consideration for employee preferences and outcomes.
Technische Universität Darmstadt
doi: 10.26083/tuprints-00028590
Ph.D. Thesis, Primary publication, Publisher's Version

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Item Type: Ph.D. Thesis
Type of entry: Primary publication
Title: The workplace ecosystem: Understanding and managing hybrid working environments with consideration for employee preferences and outcomes
Language: English
Referees: Pfnür, Prof. Dr. Andreas ; Appel-Meulenbroek, Prof. Dr. Rianne
Date: 11 November 2024
Place of Publication: Darmstadt
Collation: XVII, 190, VI Seiten
Date of oral examination: 25 October 2024
DOI: 10.26083/tuprints-00028590
Abstract:

The world of work is undergoing a massive transformation, accompanied by uncertainties for society, employees and companies. In particular, the volatile business environment, the shortage of skilled workers and the continuous development of information and communication technologies present companies with new challenges. In order to meet these changes, adjustments need to be made not only to companies’ core business but also to their corporate real estate strategy. In addition, accelerated by the COVID-19 pandemic, employees increasingly demand the ability to work from other locations besides the office, such as at home or from anywhere. As part of the transformation and in response to these challenges, hybrid working environments have emerged in many companies. Hybrid working environments are characterized by the fact that employees of a company choose their workplace independently and flexibly and work from there chosen location with the support of digital technologies. This expansion of the workplace beyond company boundaries and the addition of digital space increases complexity and requires changes to the physical organization of work. The function and discipline best equipped to react to these challenges is workplace management. Workplace management has the task of developing workplace strategies that aim to provide employees with the best possible support in their work, regardless of where that work takes place, taking into account the interests of a wide range of stakeholders. The aim of workplace management is to manage all relevant resources to achieve the best outcomes for individual employees (e.g., productivity, well-being, satisfaction) and the organization, keeping results in line with company objectives. As a result, the main question for workplace management in this great transformation of the working world, is how the physical organization of work in hybrid working environments can be deployed efficiently in line with human and spatial resources. To this end, it is essential to find out how working in different locations relates to employee work success, what preferences employees have and how this knowledge can be used to develop a workplace strategy incorporating physical and digital space. It is also necessary to understand how offices can be flexibly adapted to meet new needs, creating added value for employees in hybrid working environments and ensuring the successful survival of the organization in volatile market environments. In research and practice, however, there is still a lack of comprehensive knowledge about hybrid working environments' processes, structures and interdependencies. Even in individual workplaces, it is not sufficiently understood how the workplace and the work of employees with knowledge-intensive tasks, i.e., knowledge workers, are connected. In order to optimally manage hybrid work environments and design the physical organization of work in the interests of successful employees, a holistic understanding of the workplace in hybrid work environments is required, which can be viewed as a workplace ecosystem. Using Bronfenbrenner's ecosystemic approach, this dissertation provides a systematic overview of the workplace in hybrid work environments. Based on five articles, the different physical workplaces (work from home, office, workation) and the digital space are analyzed in terms of employees’ preferences and outcomes and the effects on workplace management. The first article uses decision experiments to examine knowledge workers' work success and workplace choice in hybrid working environments. This analysis serves to demonstrate the relationship between work success and workplace choice on the one hand, and to identify determinants influencing the two factors on the other. The implications enable companies to design a more informed hybrid work strategy, and they allow developers and designers of information and communication systems to learn how digital tools can be adapted to support hybrid work in a more targeted manner. The second article examines working from home. Structural equation modeling shows which workplace characteristics at home determine work success and examines whether interferences with the private environment influence work results. In addition, the study shows that differences between two countries affect employee outcomes when work-from-home. Companies can learn how to configure the home workplace to achieve positive employee and business results from these findings. The third article deals with a workplace of the so-called ‘third places’, in this case, Workation. This article shows how private, social and professional life and work interact in this form of flexible working. A conceptual analysis makes it possible to define and classify workation, allowing it to be placed in the scientific discourse for the first time. The study provides important implications for research and practice in workplace management, tourism and regional and urban planning. The fourth article focuses on the digital space, a fundamental prerequisite for hybrid work. The study analyzes individual, corporate, and social determinants that influence employees' intention to adopt their company's digital workplace. The implications enable companies to manage the interface between physical and digital space in a more targeted manner to exploit the full potential. The fifth article deals with the traditional office space and its flexible adaptation to the new requirements of hybrid working environments. Based on a case study, the study identifies different employee work types with various work modes among a company's employees. The developed approach makes it possible for workplace management to achieve human-centred office space planning and to improve management flexibility in hybrid working environments. With its findings, this dissertation expands the understanding of the interrelationships of hybrid work environments. This systematic investigation of the workplace ecosystem, including the physical and digital workplaces and the various influencing factors, makes it possible to further develop the physical organization of work. In addition, it enables workplace management with greater focus on the employee. The implications of the work not only offer added value for scientific research in workplace management and other research streams, but also provide recommendations for practical action to shape the physical organization in hybrid work environments in such a way that they create added value economically and for society as a whole.

Alternative Abstract:
Alternative AbstractLanguage

Die Arbeitswelt unterliegt einer massiven Transformation, welche mit großen Unsicherheiten für die Gesellschaft, Mitarbeitende und Unternehmen einhergeht. Insbesondere das volatile Geschäftsumfeld, der Fachkräftemangel und die kontinuierliche Weiterentwicklung von Informations- und Kommunikationstechnologien stellen Unternehmen vor neue Herausforderungen. Um diesen Veränderungen zu begegnen, sind Anpassungen nicht nur im Kerngeschäft, sondern auch bei ihren Unternehmensimmobilien erforderlich. Hinzu kommt, dass beschleunigt durch die COVID-19 Pandemie Beschäftigte verstärkt einfordern, neben dem Büro auch an weiteren Orten wie dem Zuhause oder von überall arbeiten zu können. Im Zuge der Transformationen und als Reaktion auf diese Anforderungen haben sich in vielen Unternehmen hybriden Arbeitsumgebungen eingestellt. Hybride Arbeitsumgebungen zeichnen sich dadurch aus, dass Mitarbeitende eines Unternehmens selbstbestimmt und flexibel ihren Arbeitsort wählen und von dort unterstützt durch digitale Technologien arbeiten. Diese Ausdehnung des Arbeitsortes über die Unternehmensgrenzen hinweg und die Erweiterung durch den digitalen Raum erhöhen die Komplexität und erfordern Veränderungen in der physischen Organisation der Arbeit. Die Unternehmensfunktion, die am besten auf diese Herausforderungen reagieren kann, ist das Arbeitsplatzmanagement. Dem Arbeitsplatzmanagement obliegt daher die Aufgabe, Arbeitsplatzstrategien zu entwickeln, die unter Beachtung vielfältiger Stakeholder-Interessen das Ziel verfolgen, die Mitarbeitenden bestmöglich in ihrer Arbeit an jedem Ort zu unterstützen. Unter Verwaltung aller dafür benötigten Ressourcen und im Einklang mit den Unternehmenszielen sollen so die besten Ergebnisse für den einzelnen Mitarbeitenden (beispielsweise Produktivität, Wohlbefinden, Zufriedenheit) und für die gesamte Organisation erzielt werden. Für das Arbeitsplatzmanagement stellt sich im Zuge der Transformationen der Arbeitswelt konkret die Frage, wie die physische Organisation der Arbeit in hybriden Arbeitsumgebungen gestaltet werden kann, um menschliche und räumliche Ressourcen von Unternehmen effizient einzusetzen. Dazu gilt es herauszufinden, wie die Arbeit an unterschiedlichen Orten mit dem Arbeitserfolg zusammenhängt, welche Präferenzen Mitarbeitende haben und wie dieses Wissen genutzt werden kann, um eine erfolgreiche Arbeitsplatzstrategie unter Einbezug des physischen und digitalen Raums zu entwickeln. Darüber hinaus ist es notwendig zu verstehen, wie Büros flexibel an neuen Bedarfen ausgerichtet werden können, um einen Mehrwert für Mitarbeitende in hybriden Arbeitsumgebungen darzustellen und das erfolgreiche Bestehen der Organisation in volatilen Unternehmensumwelten zu unterstützen. In Forschung und Praxis fehlt es jedoch bislang an einem umfassenden Wissen über die Prozesse, Strukturen und Wirkungszusammenhänge in hybriden Arbeitsumgebungen. Selbst an den einzelnen Arbeitsorten ist bislang nicht ausreichend erforscht, wie der Arbeitsplatz und der Arbeitserfolg von Mitarbeitern mit wissensintensiven Tätigkeiten, den Wissensarbeitenden, zusammenhängen. Um hybride Arbeitsumgebungen optimal managen und die physische Arbeitsorganisation im Sinne erfolgreicher Mitarbeitende gestalten zu können, bedarf es eines ganzheitlichen Verständnisses des Arbeitsplatzes in hybriden Arbeitsumgebungen, welcher als Arbeitsplatz-Ökosystem betrachtet werden kann. Unter Anwendung des ökosystemischen Ansatzes nach Bronfenbrenner wird in dieser Dissertation ein systematischer Überblick über den Arbeitsplatz in hybriden Arbeitsumgebungen vorgenommen. Anhand von fünf Forschungsbeiträgen werden die unterschiedlichen physischen Arbeitsorte (Work from Home, Büro, Workation) und der digitale Raum in Bezug auf die Arbeitsergebnisse der Mitarbeitenden und die Auswirkungen auf das Arbeitsplatzmanagement analysiert. Der erste Artikel untersucht anhand von Entscheidungsexperimenten den Arbeitserfolg und die Arbeitsortwahl von Wissensarbeitenden in hybriden Arbeitsumgebungen. Diese Analyse dient zum einen dem Aufzeigen des Zusammenhangs zwischen den beiden Aspekten und zum anderen der Identifikation von ihren Einflussfaktoren. Hierdurch können Unternehmen ihre hybride Arbeitsstrategie fundierter gestalten und Entwickler und Designer von Informations- und Kommunikationssystemen erfahren, wie digitale Tools zur Unterstützung von hybrider Arbeit zielgerichteter angepasst werden können. Der zweite Artikel beleuchtet die Arbeit von zu Hause. Mithilfe von Strukturgleichungsmodellierungen wird dargestellt, welche Arbeitsplatzmerkmale zu Hause den Arbeitserfolg bestimmen und geprüft, ob Überschneidungen mit dem privaten Umfeld Einfluss auf die Ergebnisse nehmen. Darüber hinaus zeigt die Studie, dass die Unterschiede zwischen zwei Ländern die Ergebnisse der Arbeitnehmer bei der Arbeit von zu Hause aus beeinflussen. Unternehmen lernen von diesen Erkenntnissen, wie das der Arbeitsplatz zu Hause konfiguriert werden kann, um positive Ergebnisse zu erzielen. Der dritte Artikel beschäftigt sich mit einem Arbeitsplatz der sogenannten dritten Orte, in diesem Fall Workation. Der Artikel zeigt, wie bei dieser Form des flexiblen Arbeitens das private, soziale und berufliche Leben und die Arbeit zusammenwirken. Eine konzeptionelle Analyse ermöglicht es, Workation zu definieren und zu klassifizieren, wodurch sie erstmals in den wissenschaftlichen Diskurs eingeordnet werden kann. Die Studie liefert wichtige Implikationen für Forschung und Praxis im Bereich des Arbeitsplatzmanagements, Tourismus sowie der Regional- und Stadtplanung. Im vierten Artikel wird die Betrachtung auf den digitalen Raum gelenkt, welcher eine Grundvoraussetzung für hybride Arbeit darstellt. Die Studie analysiert individuelle, unternehmerische und soziale Determinanten, die die Absicht der Mitarbeitenden beeinflussen, den digitalen Arbeitsplatz ihres Unternehmens zu nutzen. Die Implikationen ermöglichen Unternehmen die Schnittstelle zwischen physischem und digitalem Raum gezielter zu verwalten, um das volle Potential auszuschöpfen. Der fünfte Artikel beschäftigt sich mit dem Büro und dessen flexibler Anpassung an die neuen Bedarfe hybrider Arbeitsumgebungen. Anhand einer Case Study identifiziert die Studie Arbeitstypen mit unterschiedlichen Arbeitsweisen unter den Mitarbeitenden eines Unternehmens, die es ermöglichen, eine auf den Menschen ausgerichtete Büroraumplanung und die Verbesserung der Managementflexibilität in hybriden Arbeitsumgebungen zu erreichen. Die vorliegende Dissertation erweitert mit ihren Erkenntnissen das Verständnis der Zusammenhänge hybrider Arbeitsumgebungen. Die systematische Untersuchung des komplexen Arbeitsplatz-Ökosystems, einschließlich der physischen und digitalen Arbeitsplätze und den verschiedenen Einflussfaktoren, ermöglicht die Weiterentwicklung der physischen Arbeitsorganisation. Darüber hinaus ermöglicht sie ein Arbeitsplatzmanagement, das den Mitarbeiter stärker in den Mittelpunkt stellt. Die Implikationen der Arbeit bieten nicht nur einen Mehrwert für die wissenschaftliche Forschung des Arbeitsplatzmanagements und anderer Forschungsströmungen, sondern liefern auch relevante Handlungsempfehlungen für die Praxis, um die physische Organisation in hybride Arbeitsumgebungen so zu gestalten, dass sie wirtschaftlich und gesamtgesellschaftlich einen Mehrwert stiften.

German
Status: Publisher's Version
URN: urn:nbn:de:tuda-tuprints-285905
Classification DDC: 300 Social sciences > 330 Economics
Divisions: 01 Department of Law and Economics > Betriebswirtschaftliche Fachgebiete > Fachgebiet Immobilienwirtschaft und Baubetriebswirtschaftslehre
Date Deposited: 11 Nov 2024 10:04
Last Modified: 12 Nov 2024 08:04
URI: https://tuprints.ulb.tu-darmstadt.de/id/eprint/28590
PPN: 52344933X
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